Nawet najlepiej prowadzona firma może napotkać na sytuację, w której dochodzi do pomyłki księgowej. Błędy w rozliczeniach zdarzają się zarówno początkującym przedsiębiorcom, jak i doświadczonym księgowym — najważniejsze jest szybkie i prawidłowe działanie. Sprawdź, co zrobić, gdy zauważysz błąd księgowy, aby zminimalizować ryzyko konsekwencji podatkowych oraz finansowych.
1. Ustal, jaki to błąd
Pierwszym krokiem jest dokładne określenie rodzaju i zakresu pomyłki. Najczęstsze błędy dotyczą:
-
nieprawidłowego księgowania faktur,
-
błędnego wyliczenia podatku,
-
nieujętych dokumentów,
-
pomyłek kadrowo-płacowych,
-
nieprawidłowo sporządzonych deklaracji podatkowych.
Im szybciej zidentyfikujesz problem, tym łatwiej będzie go naprawić.
2. Skontaktuj się z księgowym
Natychmiast poinformuj biuro rachunkowe lub osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg. W większości przypadków księgowy jest w stanie szybko:
-
poprawić zapis księgowy,
-
przygotować korektę deklaracji,
-
wyjaśnić, czy pełne działania naprawcze są konieczne.
Warto zachować wszelką korespondencję — może być potrzebna w przypadku późniejszych roszczeń.
3. W razie potrzeby — złóż korektę deklaracji
Jeśli błąd dotyczy rozliczenia z urzędem skarbowym, może być konieczne przygotowanie:
-
korekty JPK_V7,
-
korekty PIT lub CIT,
-
korekty ZUS.
Wraz z korektą składa się uzasadnienie, w którym wyjaśnia się powód zmiany. Im szybciej podejmiesz działania, tym mniejsze ryzyko odsetek czy sankcji.
4. Sprawdź, czy przysługuje Ci odszkodowanie
Biura rachunkowe zobowiązane są do posiadania polisy OC. Jeśli błąd księgowego spowodował szkodę finansową (np. karę z urzędu), możesz ubiegać się o rekompensatę z ubezpieczenia.
Dobrze jest wcześniej upewnić się, że Twoje biuro ma aktualną polisę i jaki jest jej zakres.
5. Wyciągnij wnioski na przyszłość
Aby uniknąć podobnych sytuacji:
-
regularnie monitoruj dokumenty i raporty finansowe,
-
upewnij się, że księgowy ma dostęp do wszystkich danych,
-
ustal jasne procedury przekazywania dokumentów,
-
rozważ współpracę z bardziej doświadczonym biurem, jeśli sytuacje się powtarzają.
Czasem warto również skorzystać z audytu ksiąg lub konsultacji z zewnętrznym specjalistą.
Podsumowanie
Błąd księgowy to nie koniec świata — ważne jest szybkie działanie, korekta dokumentów i prawidłowe wyjaśnienia. W większości sytuacji problem można rozwiązać bez konsekwencji, jeśli odpowiednio zareagujesz.
Profesjonalna współpraca z rzetelnym księgowym to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo finansowe firmy.
Dodaj komentarz