Zmiana biura rachunkowego to ważna decyzja w prowadzeniu działalności gospodarczej. Wybór nowego księgowego może wynikać z chęci poprawy jakości obsługi, rozwoju firmy, potrzeby bardziej zaawansowanego wsparcia lub po prostu braku satysfakcji ze współpracy. Pojawia się więc pytanie — czy zmianę biura rachunkowego trzeba gdzieś zgłaszać?
Czy urząd skarbowy musi wiedzieć o zmianie księgowego?
W większości przypadków nie ma obowiązku zgłaszania zmiany biura rachunkowego do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca ma pełną swobodę wyboru podmiotu prowadzącego księgowość i nie musi informować o tym urzędu, o ile nie zmienia miejsca przechowywania dokumentacji księgowej.
Kiedy trzeba zgłosić zmianę?
Są jednak sytuacje, w których zgłoszenie jest konieczne:
✅ Zmiana miejsca przechowywania dokumentacji
Jeśli nowe biuro rachunkowe przejmuje prowadzenie ewidencji w formie papierowej i to u niego będą przechowywane dokumenty, trzeba to zgłosić w CEIDG poprzez aktualizację wpisu.
W formularzu CEIDG-1 znajduje się pole dotyczące miejsca przechowywania dokumentacji księgowej — jego aktualizacja jest obowiązkowa.
✅ Pełnomocnictwo do reprezentacji przed urzędami
Jeżeli biuro rachunkowe reprezentuje Cię przed urzędem skarbowym, ZUS lub innymi instytucjami, musisz złożyć lub zaktualizować pełnomocnictwo:
-
UPL-1 — upoważnienie do podpisywania i wysyłki deklaracji,
-
PPS-1 — pełnomocnictwo ogólne (jeśli korzystasz z takiej formy reprezentacji).
O czym pamiętać podczas zmiany biura rachunkowego?
-
dopilnuj przekazania dokumentów i baz danych (w tym JPK, rejestrów VAT, rozrachunków, deklaracji),
-
ustal dokładną datę zakończenia współpracy ze starym biurem,
-
zawrzyj umowę z nowym biurem i sprawdź, czy posiada polisę OC,
-
przygotuj protokół przekazania dokumentów.
Zmiana księgowości to dobry moment na weryfikację poprawności dotychczasowych rozliczeń — często nowe biuro dokonuje audytu na start.
Podsumowanie
Nie trzeba zgłaszać zmiany biura rachunkowego, jeżeli nie zmienia się miejsce przechowywania dokumentów i biuro nie ma pełnomocnictwa do reprezentowania przedsiębiorcy. W innych przypadkach obowiązkowe jest złożenie stosownych formularzy w CEIDG i US.
Profesjonalne wsparcie księgowe jest ważne dla bezpiecznego prowadzenia biznesu — dlatego współpraca z doświadczonym specjalistą, takim jak księgowa Kostrzyn Wielkopolski, może znacząco ułatwić codzienne funkcjonowanie firmy.
Warto również pamiętać, że zaufana księgowa Kostrzyn wlkp doradzi nie tylko w kwestii zmian, ale także w bieżących kwestiach podatkowych i księgowych.
Dodaj komentarz